【畢業(yè)論文】試論excel辦公高手應(yīng)用技巧

1、<p>　　試論Excel辦公高手應(yīng)用技巧</p><p><b>　　目 錄</b></p><p><b>　　摘 要</b></p><p>　　一、Excel辦公中涉及的功能應(yīng)用技巧分析1</p><p>　?。ㄒ唬┍４婀ぷ鲄^(qū)功能分析1</p><p&

2、gt;　?。ǘ?shù)據(jù)瀏覽以及編輯功能分析1</p><p>　　（三）數(shù)據(jù)的有效性功能分析2</p><p>　?。ㄋ模┳詣雍Y選功能分析2</p><p>　?。ㄎ澹┛旖菰O(shè)置打印功能分析3</p><p>　　二、利用Excel 辦公軟件解決實際問題3</p><p><b>　?。ㄒ唬┍砀裉幚?

3、</b></p><p>　?。ǘ┯嬎愎δ艿膶崿F(xiàn)3</p><p><b>　　三、結(jié)論4</b></p><p><b>　　參考文獻(xiàn)：4</b></p><p><b>　　摘 要</b></p><p>　　隨著科學(xué)技術(shù)的不斷

4、發(fā)展，計算機技術(shù)越來越成熟，計算機軟件的功能也在不斷創(chuàng)新與完善。在人們的日常辦公中，Excel 辦公軟件受到了非常廣泛的應(yīng)用，掌握Excel 應(yīng)用技巧已經(jīng)成為辦公人員交流與工作的基本要求。因此，本文將對Excel相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行概述，同時分析Excel辦公中涉及的功能應(yīng)用技巧，并利用Excel辦公軟件解決實際問題。</p><p>　　關(guān)鍵詞：Excel；辦公；應(yīng)用技巧</p><p>　　試

5、論Excel辦公高手應(yīng)用技巧</p><p>　　Excel是一款微軟公司開發(fā)的電子表格程序，是微軟辦公系統(tǒng)中的一部分。Excel的功能較為豐富，辦公人員使用Excel可以創(chuàng)建出一個工作簿，將工作數(shù)據(jù)輸入到工作簿，借助Excel的數(shù)據(jù)管理功能，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類、排序，讓辦公人員可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的高效管理；使用Excel，還可以跟蹤數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分析與計算，同時還能借助多種形式對數(shù)據(jù)進(jìn)行表達(dá)，比如圖表表達(dá)。借助

6、Excel的這些功能，可以實現(xiàn)報表制作、計劃跟蹤以及賬單制作[2]。在Excel辦公中，與Excel功能相配套的軟件主要有Word、Access等。當(dāng)前，使用的最廣泛的Excel版本為Excel2013、2010，2007年之前的Excel版本基本上很少人使用，軟件版本越新，功能越全。從Excel2003版本開始，Excel軟件支持VBA編程，可以實現(xiàn)對重復(fù)性較高的數(shù)據(jù)計算。</p><p>　　一、Excel辦

7、公中涉及的功能應(yīng)用技巧分析</p><p>　　（一）保存工作區(qū)功能分析</p><p>　　在辦公人員使用Excel軟件進(jìn)行辦公的過程中，往往需要對不同工作簿進(jìn)行交叉操作，在交叉操作中，需要從一個工作簿跳到另一個工作簿，或者在一個Excel工作簿工作的過程中，需要從另一個工作簿中調(diào)取工作表，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的匯總，并且，還存在需要使用多個工作簿內(nèi)的工作表，制作一個獨立工作表的辦公需求。然而，

8、在辦公沒有完成的情況下，辦公人員需要處理另外一些事情，或者需要重啟電腦之后才能繼續(xù)工作，這時就需要Excel軟件具有可以保存當(dāng)前所有打開工作簿與工作表的功能，這一項功能就是保存工作區(qū)功能。保存工作區(qū)功能是指，記錄當(dāng)前所有打開的工作簿與工作表，將這一紀(jì)錄保存到保存工作區(qū)內(nèi)，辦公人員在辦公時，只要打開保存工作區(qū)文件，就可以將上次工作中所有涉及的工作簿或工作表都打開。在建立工作區(qū)文件時，需要點擊Excel軟件界面中的“文件”按鈕，然后點擊“保

9、存工作區(qū)”按鈕，辦公人員可以對工作區(qū)文件進(jìn)行命名，其擴(kuò)展名為xlsx。辦公人員需要記住文件的保存路徑，方便下次打開。辦公人員在需要時，可以打開工作區(qū)文件，所有相關(guān)的文件都會打開，并且文件簿與工作表將按照保存時的方式排列。</p><p>　?。ǘ?shù)據(jù)瀏覽以及編輯功能分析</p><p>　　Excel軟件具有數(shù)據(jù)瀏覽與編輯功能，其實現(xiàn)方式為凍結(jié)窗口以及剪貼板。下面對Excel軟件凍結(jié)窗口

10、功能與剪貼板功能進(jìn)行分析。</p><p><b>　　1、凍結(jié)窗口功能</b></p><p>　　辦公人員在使用Excel軟件進(jìn)行表格瀏覽時，如果需要瀏覽的工作表格過多，會使得標(biāo)題欄的內(nèi)容無法完全顯示，辦公人員在查看某一表格時，需要滾動標(biāo)題信息欄查找表格信息，這一操作在一定程度上浪費了辦公人員的時間。對于此，微軟公司在Excel軟件中加入了凍結(jié)窗口功能。辦公人員可

11、以借助窗口凍結(jié)功能，可以凍結(jié)不需要用的窗口，從而方便辦公人員的查詢操作。凍結(jié)窗口功能的操作步驟為：單擊選中單元格，點擊“窗口”按鈕，然后點擊“凍結(jié)窗口”按鈕，凍結(jié)操作完成，辦公人員可以在標(biāo)題欄上完全顯示標(biāo)題內(nèi)容，從而提高辦公人員的辦公效率。</p><p><b>　　2、剪貼板功能</b></p><p>　　在Excel軟件的使用過程中，辦公人員常常需要進(jìn)行復(fù)制粘

12、貼操作，但是在復(fù)制了表格內(nèi)容之后，需要對表格采取其他操作才能進(jìn)行粘貼，但是這一過程中，復(fù)制的信息會由于其他操作而消失，使粘貼操作無法實現(xiàn)，要進(jìn)行粘貼操作還需要再次復(fù)制表格信息。要減少這樣重復(fù)性的操作，Excel軟件提供了剪貼板功能。剪貼板功能可以實現(xiàn)對復(fù)制信息的有效保存，從而避免過多的重復(fù)操作，提高辦公效率。</p><p>　　（三）數(shù)據(jù)的有效性功能分析</p><p>　　在Excel

13、表格制作的過程中，需要由不同單位的不同人員進(jìn)行表格制作，而不同制作人員制作表格的習(xí)慣不同，制作習(xí)慣的不同將造成輸入信息的方式不同。因此，在所有表格上交之后，需要對表格進(jìn)行一定程度上的修改，為了節(jié)省表格修改的時間，就需要對表格的輸入規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一，這就需要使用Excel軟件的數(shù)據(jù)有效性功能。數(shù)據(jù)有效性功能包含：批注功能與規(guī)范數(shù)據(jù)輸入功能，下面對這兩種功能進(jìn)行分析。</p><p><b>　　1、批注功能&

14、lt;/b></p><p>　　辦公人員可以點擊“輸入信息”的選項頁，然后將標(biāo)注信息填入到選項頁內(nèi)，在表格的設(shè)定區(qū)域內(nèi)，可以顯示相關(guān)信息。</p><p>　　2、規(guī)范數(shù)據(jù)輸入功能</p><p>　　在輸入信息之后，可以選擇相關(guān)的信息標(biāo)注，軟件可以識別相關(guān)的信息標(biāo)注，并將這些信息系統(tǒng)的歸類。辦公人員可以設(shè)置是否強制輸入者對表格信息進(jìn)行標(biāo)注，在選擇強制輸入者

15、添加標(biāo)注這一選項之后，輸入者需要選擇標(biāo)注信息才能完成表格的制作，從而實現(xiàn)對輸入者操作的規(guī)范。</p><p>　?。ㄋ模┳詣雍Y選功能分析</p><p>　　在辦公人員進(jìn)行信息的查詢中，需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，在篩選的過程中，需要設(shè)置相關(guān)條件進(jìn)行篩選，Excel軟件具有自動篩選功能。設(shè)置的條件在三天以上時，利用自動篩選功能，可以精確的篩選出辦公人員需要的信息。自動篩選功能的操作步驟為：首先需要

16、確定數(shù)據(jù)篩選的范圍，確定選擇范圍之后，點擊“數(shù)據(jù)”，然后點擊“數(shù)據(jù)篩選”，“數(shù)據(jù)篩選”下面還會彈出一個選項，點擊“自動篩選”。在點擊“自動篩選”之后，在每一標(biāo)題欄右邊都會出現(xiàn)一個選擇按鈕，點擊選擇按鈕。在點擊選擇按鈕之后，會出現(xiàn)所有篩選條件，在輸入選擇了篩選條件之后，軟件會自動進(jìn)行篩選，篩選之后黑色的按鈕會變成藍(lán)色的按鈕。篩選中還需要注意，在點擊每一標(biāo)題欄右邊的選擇按鈕之后，有一個“自定義篩選”，在“自定義篩選”中，可以使用米字符與問號

17、符等進(jìn)行模糊篩選。使用米字符可以代表任意字符的模糊匹配，而使用問號符則表示對一個字符的模糊匹配。在篩選完畢之后，可以將篩選結(jié)果粘貼到表格的任意區(qū)域中。</p><p>　?。ㄎ澹┛旖菰O(shè)置打印功能分析</p><p>　　Excel軟件的快捷設(shè)置打印功能包含打印標(biāo)題行功能與分頁視圖功能，下面對這兩種功能進(jìn)行分析。</p><p>　　1、打印標(biāo)題行功能在一般的表格打印

18、中，完成一頁的打印之后，還沒有將表格內(nèi)容打印完，需要在另一張紙上打印表格。而這一過程中往往會省略標(biāo)題欄的打印，而相關(guān)人員在翻閱表格文件時，需要前后翻頁對照標(biāo)題欄，這在一定程度上浪費了翻閱的時間。Excel軟件的打印標(biāo)題行功能正好可以解決這一問題。打印標(biāo)題行的具體操作為：點擊“頁面設(shè)置”，然后點擊“工作表”，在每一頁的表格打印中，如果需要打印標(biāo)題，就點擊“頂端標(biāo)題行”右邊的按鈕，也可以手動開啟這一功能。</p><p&

19、gt;<b>　　2、分頁視圖功能</b></p><p>　　在許多表格的打印中，常常會出現(xiàn)打印內(nèi)容過多或者表格內(nèi)容行列太多，使得表格信息無法打印在一張紙上。許多辦公人員一般采用小字號、調(diào)整邊距等方法使表格內(nèi)容可以在一張紙上打印出來。然而這一操作浪費的時間過多，影響了工作效率。Excel軟件的分頁視圖功能就可以很好地解決這一問題，辦公人員可以點擊“視圖”，然后點擊“分頁視圖”按鈕，在Exc

20、el軟件界面上就會顯示表格的分頁視圖，在中間的位置上還會顯示表格分頁的頁碼，將鼠標(biāo)放到分頁的邊緣，當(dāng)鼠標(biāo)變成了左右箭頭的樣式之后，可以對表格分頁進(jìn)行放大、縮小操作。根據(jù)紙張的尺寸，將表格分頁的尺寸設(shè)置好，就可以將表格完整的打印出來。</p><p>　　二、利用Excel 辦公軟件解決實際問題</p><p><b>　?。ㄒ唬┍砀裉幚?lt;/b></p>

21、<p>　　Excel的表格處理功能非常強大，它不僅可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的計算，還可以實現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)的管理與分析。相比于Word軟件，Excel軟件具有操作簡便的特點，并且，Excel軟件還可以實現(xiàn)同一工作簿內(nèi)建立多個數(shù)據(jù)表格。在表格的處理中，Excel軟件可以實現(xiàn)對表格的自動化調(diào)整，例如：辦公人員在制作完表格之后，可能需要對表格內(nèi)容進(jìn)行修改，在修改的過程中，不需要辦公人員對表格的高與寬進(jìn)行調(diào)整，軟件會自動按照辦公人員的操作動態(tài)調(diào)整

22、寬高，在刪除某一行列的表格時，軟件會自動調(diào)整表格的大小與行列的排列。</p><p>　?。ǘ┯嬎愎δ艿膶崿F(xiàn)</p><p>　　Excel軟件除了可以實現(xiàn)表格處理，還可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的計算。Excel軟件中提供了許多函數(shù)計算公式，依靠計算公式，軟件可以讓許多復(fù)雜的計算問題簡單化。比如：在學(xué)校成績表的制作中，將學(xué)生的姓名輸入到A列中，將語文數(shù)學(xué)等各科的科名輸入到B、C等行中，在H行中，輸入

23、“學(xué)生各科總成績”，學(xué)生的總分與各學(xué)科的總分以及平均分都可以通過公式計算立即得出，極大地方便了對學(xué)生分?jǐn)?shù)的計算。</p><p><b>　　三、結(jié)論</b></p><p>　　在Excel的操作中，多文件的打開、對數(shù)據(jù)的規(guī)范以及數(shù)據(jù)表格的打印，在辦公人員的辦公過程中使用的頻率較高，也是Excel軟件操作的基本技巧。Excel的功能較為廣泛，但是基本上辦公人員只要掌

24、握了Excel軟件的這些功能，了解這些功能的使用技巧，可以極大的提升辦公人員的辦公效率。對于許多剛剛接觸Excel軟件的新手來說，了解Excel的基本功能，掌握Excel的應(yīng)用技巧是非常必要的。</p><p><b>　　參考文獻(xiàn)：</b></p><p>　?、俾櫞合迹禘xcel高手捷徑 一招鮮》，人民郵電出版社，2015.</p><p&g