淺談企業(yè)項(xiàng)目采購管理中的成本控制

1、60梅山科技2012年第6期淺談企業(yè)項(xiàng)目采購管理中的成本控制吳德飛(梅山鋼鐵公司采購部南京210039)摘要：企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，所有企業(yè)都致力于深降成本來提高效益。尤其近兩年受原材料價(jià)格持續(xù)上升、人工成本也不斷上漲等因素的影響，使尋找降低成本新突破口的問題迫在眉睫。成本控制作為企業(yè)項(xiàng)目采購管理的重要內(nèi)容，已成為關(guān)乎企業(yè)生存和發(fā)展的重中之重。因此，立足于企業(yè)整體的戰(zhàn)略目標(biāo)及外部環(huán)境，并從成本與效益的對(duì)比中探索企業(yè)采購管理中的成本控制新理念

2、，以尋求科學(xué)合理的采購成本最小化。關(guān)鍵詞：項(xiàng)目采購管理；成本控制；科學(xué)合理CostControlofEnterpriseProjectPurchasingManagementWuDefei(PurchasingDepartmentofMeishanIron&SteelCo，Nanjing210039)Keywords：projectpurchasingmanagement；costcontrol；scientificandreasona

3、ble國(guó)內(nèi)企業(yè)傳統(tǒng)的采購成本控制往往聚焦于采購價(jià)格的降低，缺乏足夠的系統(tǒng)性思考。時(shí)常出現(xiàn)兩個(gè)誤區(qū)：第一，只考慮物料的采購價(jià)格降低而忽視采購成本、質(zhì)量和交貨周期的平衡。價(jià)格并不是越低越好。對(duì)于客戶來講，價(jià)格、質(zhì)量、交貨周期都是至關(guān)重要的，三個(gè)要素共同構(gòu)成了產(chǎn)品的“價(jià)值”_1J。企業(yè)需要向客戶提供的不是低價(jià)格的產(chǎn)品，而是要在三者間實(shí)現(xiàn)有效平衡，為客戶提供高價(jià)值的產(chǎn)品；第二，忽視物流成本和庫存成本。與物流成本相比，庫存成本更容易被忽視。在經(jīng)營(yíng)

4、過程中，很容易出現(xiàn)供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)銜接不上的情況，造成存貨的資金占用和欠款的積壓，這些積壓最終的財(cái)務(wù)表現(xiàn)就是資金的無效占?jí)?。物料成本和資金成本都是“隱性”成本，在財(cái)務(wù)報(bào)表中以費(fèi)用的形式體現(xiàn)而不是包含在成本項(xiàng)目之中，但從經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)來講，又屬于成本的重要組成部分。因此，采購成本控制必須系統(tǒng)地考慮采購價(jià)格、質(zhì)量、交貨周期、物流及是否必須需要一定的風(fēng)險(xiǎn)控制需要的庫存成本，而不是單單地片面指采購價(jià)格。1制定采購預(yù)算制定預(yù)算的行為就是對(duì)組織內(nèi)部

5、各種工作進(jìn)行資源的配置。預(yù)算不僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購預(yù)算是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。梅鋼項(xiàng)目采購的概算和預(yù)算工作是由企劃部、采購部、設(shè)計(jì)部以及使用單位共同參與完成的，采購中有任何的變更都需要參與制定標(biāo)準(zhǔn)的各個(gè)部門同時(shí)確認(rèn)。因此，它不僅對(duì)項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)采購成本控制標(biāo)準(zhǔn)，以便對(duì)采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的監(jiān)測(cè)與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一

6、定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購預(yù)算的約束，既提高項(xiàng)目資金的使用效率，又優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的。2供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個(gè)重要組成部分，項(xiàng)目采購時(shí)應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則，給所有符合條件的供應(yīng)商提供均等的機(jī)會(huì)。梅鋼公司的此項(xiàng)工作是由采購部、使用單位、財(cái)務(wù)部及監(jiān)審部共同參與完成的。供應(yīng)商的選擇關(guān)注2方面吳德飛淺談企業(yè)項(xiàng)目采購管理中的成本控制6l的問題。1)選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選

7、擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。對(duì)采購方來說，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購成本控制的力度。而對(duì)供應(yīng)商來說供貨份額優(yōu)勢(shì)，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，降低采購成本；2)選擇供應(yīng)商的方式。梅鋼公司選擇供應(yīng)商的方式主要是招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購兩種，具體的按照相關(guān)額度標(biāo)準(zhǔn)劃分為招標(biāo)、密封比價(jià)、比價(jià)3個(gè)層次。在項(xiàng)目采購中采取招標(biāo)、詢比價(jià)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來壓低物料

8、價(jià)格，幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或物料，也有助于提高采購效率，從而有利于控制采購成本。3采購環(huán)境的利用采購的外部環(huán)境對(duì)采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響。外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對(duì)項(xiàng)目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場(chǎng)季節(jié)性的變化、國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國(guó)家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場(chǎng)利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭(zhēng)罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目

9、組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序J。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個(gè)好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。梅鋼公司的采購業(yè)務(wù)，都被要求“緊盯市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、工作場(chǎng)所在現(xiàn)場(chǎng)”。只有建立了良好的市場(chǎng)及現(xiàn)場(chǎng)信息機(jī)制，才能在項(xiàng)目采購中做到“知己知彼”，使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價(jià)格上的優(yōu)勢(shì)。不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益，實(shí)現(xiàn)成本控制。4供應(yīng)商的管理基于長(zhǎng)期的降低

10、采購成本的理念出發(fā)，梅鋼公司在項(xiàng)目的采購管理中貫穿一個(gè)“供應(yīng)商管理”的思想，即將供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購管理的一個(gè)部分。這樣既可通過長(zhǎng)期的合作確保貨源穩(wěn)定和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長(zhǎng)短和購買批量上獲得采購成本的優(yōu)勢(shì)，但兩點(diǎn)值得注意：1)與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。對(duì)于采購方來說，一旦確定了可以長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長(zhǎng)期的合作中獲得

11、貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢(shì)，也使供應(yīng)商擁有長(zhǎng)期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長(zhǎng)期而有效的成本控制利益；2)供應(yīng)商的績(jī)效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)行績(jī)效管理，以評(píng)價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商績(jī)效管理的信息系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)，建立量化的供應(yīng)商行為績(jī)效指標(biāo)等等，并利用績(jī)效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長(zhǎng)或縮短合作時(shí)間等，

12、對(duì)供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效地降低項(xiàng)目采購總成本。5全流程控制總成本全流程成本意識(shí)，即不僅要關(guān)注物料直接成本的降低，還要著眼于項(xiàng)目采購的全局，以項(xiàng)目總體成本的降低為標(biāo)準(zhǔn)。獲得了低價(jià)的物料固然是成本的降低，但須兼顧服務(wù)、供應(yīng)、質(zhì)量、管理等成本利益，要求采購方全盤考慮采購計(jì)劃的合理I生、質(zhì)量指標(biāo)的合理性、采購價(jià)格的合理性、采購周期的合理性、售后服務(wù)的快捷性等流程，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)的控制和分

13、析，從采購的全流程來衡量成本上的利益，以探求降低項(xiàng)目采購總成本的有效措施。6結(jié)語隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)采購管理的地位越來越重要，采購環(huán)節(jié)越來越成為企業(yè)降低成本、提高競(jìng)爭(zhēng)能力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，采購部門的有效運(yùn)作是一個(gè)企業(yè)成功的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的特點(diǎn)，在實(shí)踐中不斷總結(jié)完善自己的采購成本控制模式。參考文獻(xiàn)[1]陶雄良論施工項(xiàng)目的成本管理[J]中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2009(5)：49[2]樂艷芬試談現(xiàn)代企業(yè)成本管理