淺談石油化工工程項目采購管理中的成本控制

1、2007年第06期總第200期隨著中國改革開放步伐的加快特別是加入WTO后一些國際流行的工程建設(shè)項目管理模式陸續(xù)引進(jìn)到中國的石油化工工程項目管理中現(xiàn)代項目管理也倍受各方關(guān)注。項目采購管理是項目管理中一項重要內(nèi)容加強采購管理、提高采購管理水平對保證項目的圓滿完成意義重大。項目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零配件、服務(wù)和其他物質(zhì)資源。在市場經(jīng)濟(jì)條件下這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動來實現(xiàn)的。項目采購是指工程

2、項目設(shè)備、材料采購業(yè)務(wù)的總稱是從系統(tǒng)外部獲得項目建設(shè)所需的設(shè)備、物資及與之相關(guān)服務(wù)的完整采辦過程。為實現(xiàn)項目采購目標(biāo)所進(jìn)行的一系列的計劃、組織、指導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)工作就是項目的采購管理。它是以提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)的管理思想和管理模式。一、石油化工工程項目采購的特點(一)采購資金占用大。石油化工工程項目采購總價值占項目總投資的比重大一般采購總價值占總項目資金比例為60~70%。(二)采購工作時間跨度大。與普通項目不同石油化工工程

3、項目的采購工作時間跨度很大一般從項目初期的方案設(shè)計一直持續(xù)到設(shè)備安裝調(diào)試投產(chǎn)。(三)采購供貨周期長。石油化工工程項目的采購周期通常包括設(shè)計聯(lián)絡(luò)期、訂貨期、設(shè)備制造期、運輸期和通關(guān)提貨期。石油化工工程項目需要采購的大型設(shè)備和大宗材料大部分都是為項目定制的普遍供貨周期比較長。(四)采購管理制約因素多。石油化工工程項目普遍施工地點都遠(yuǎn)離業(yè)主和承包商的公司總部而且地理位置一般都比較偏遠(yuǎn)有些項目甚至在國外的偏遠(yuǎn)地區(qū)。二、石油化工工程項目采購管理中

4、成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)采購管理涉及到項目實施中工期、成本、質(zhì)量和安全四大控制過程材料、設(shè)備采購的不及時不能按期到貨就會拖延工期影響整個計劃進(jìn)度導(dǎo)致增加成本。在石油項目采購管理成本控制中應(yīng)注意以下幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié):(一)根據(jù)不同項目或各項目工作承包的特點充分考慮成本控制、設(shè)計和施工等因素確定項目管理模式從而確定項目采購模式便于采購成本控制。(二)實施項目采購預(yù)算制。有了采購預(yù)算的約束能提高項目資金的使用效率優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配從而達(dá)到控制

5、項目采購成本的目的。(三)供應(yīng)商的優(yōu)化選擇和管理。項目供應(yīng)商一旦選錯將給項目建設(shè)造成嚴(yán)重影響因此要特別慎重。(四)充分利用好項目組織所處的宏觀和微觀環(huán)境。在項目采購管理中充分利用有利的環(huán)境因素同樣是有效降低采購成本的途徑之一。(五)強化合同執(zhí)行中的成本控制。在合同執(zhí)行階段合理利用第三方的資源參與項目采購管理可以有效降低項目采購管理成本。三、確定項目采購模式根據(jù)不同石油化工工程項目或不同項目工作承包設(shè)計深度、技術(shù)復(fù)雜程度、工期長短和工程量

6、大小等因素綜合考慮采取一種有效的合同方式從而在整體上結(jié)合業(yè)主節(jié)約投資。常見的項目采購模式主要有EPC總包模式、EPC模式和EPC模式三種。在EPC總包模式下工程總承包商按照合同約定承擔(dān)設(shè)計、采購、施工和試運行服務(wù)等工作并對承包工程的質(zhì)量、安全、工期和造價全面負(fù)責(zé)最終向業(yè)主提交一個滿足使用功能的項目。業(yè)主一般只對項目的整個過程實施監(jiān)督采購也是由業(yè)主的采辦部門監(jiān)督承包商進(jìn)行。在此模式下可通過多項目采購協(xié)議及統(tǒng)一的項目采購策略降低投資。多項目

7、采購協(xié)議是業(yè)主就一種商品(設(shè)備材料)的唯一供應(yīng)商。EPC總包從項目采購的角度出發(fā)有利于采購人員與設(shè)計施工單位的協(xié)調(diào)溝通、對控制材料采購有利可大大降低工程余料。在EPC模式下由業(yè)主選定兩家承包商一家負(fù)責(zé)設(shè)計與采購另一家負(fù)責(zé)施工業(yè)主負(fù)責(zé)促進(jìn)承包商之間的合作以符合降低項目總投資的目標(biāo)。項目的設(shè)計與采購由一家承包商負(fù)責(zé)必然會促使該承包商在設(shè)計階段就能夠使設(shè)備材料的概算盡可能滿足工程技術(shù)方面的要求又可有效地從設(shè)計源頭上控制工程材料預(yù)算。在EPC模

8、式下由業(yè)主選定兩家承包商一家負(fù)責(zé)設(shè)計另一家負(fù)責(zé)采購與施工。業(yè)主與各承包商之間存在溝通協(xié)調(diào)整個項目材料由采購與施工總承包商統(tǒng)一購入在內(nèi)部質(zhì)量管理比較科學(xué)的施工企業(yè)這對控制質(zhì)量有了基礎(chǔ)把握。對于一個大型的工程項目因為工程進(jìn)度和施工中對專業(yè)水平的具體要求一個項目由施工淺談石油化工工程項目采購管理中的成本控制□顧欣商界FAZHANSHANGJIE65發(fā)展月刊商界FAZHANSHANGJIE與采購總承包商承包后可能分包給更多的分包商根據(jù)業(yè)主的采購

9、決策制定出最佳經(jīng)濟(jì)批量可以明顯降低采購成本。四、制定合理采購預(yù)算制定采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本估計和預(yù)測是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不但對項目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)而且建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)以便對采購實施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制確保項目資金的使用在合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束能提高項目資金的使用效率優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配查找資金使用過程中的一些例外情況有效地控制項目資金的

10、流向和流量從而達(dá)到控制項目采購成本的目的。五、加強供應(yīng)商的選擇和管理供應(yīng)商是項目采購管理中的一個重要組成部分項目采購應(yīng)該本著“公平競爭”的原則給所有符合條件的供應(yīng)商提供均等的機會。一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運行的規(guī)則另一方面也能對采購成本有所控制提高項目實施的質(zhì)量。選擇供應(yīng)商的方式主要是公開競爭性招標(biāo)采購。供應(yīng)商的選擇就是通過招投標(biāo)方式選定合格供應(yīng)商、簽訂供貨合同的過程。為了在公開競爭性招標(biāo)中選擇到合格的供應(yīng)商必需在招標(biāo)中進(jìn)行嚴(yán)格的資格預(yù)審。經(jīng)

11、資格預(yù)審可正確了解參加競爭性投標(biāo)的投標(biāo)人數(shù)目、公司性質(zhì)和組成等。便于招標(biāo)人針對潛在投標(biāo)人的動向進(jìn)行招標(biāo)決策可以了解潛在投標(biāo)人的能力提前進(jìn)行資信調(diào)查以確定潛在投標(biāo)人是否有能力承擔(dān)擬招標(biāo)的項目可以防止皮包公司參加投標(biāo)避免給招標(biāo)工作帶來不良影響和風(fēng)險同時可以減少評標(biāo)的工作量。在項目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或物資并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用也將有助于提高采購效率和質(zhì)量

12、從而有利于控制采購成本。六、采購環(huán)境的利用項目的采購環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境兩個方面。宏觀環(huán)境是指能對項目組織如何采購產(chǎn)生影響的外部變化。包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的出臺、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動和通貨膨脹的存在等各種因素。微觀環(huán)境則是指特定項目組織的內(nèi)部環(huán)境及其在宏觀市場中所處的地位和具有的影響力。項目組織內(nèi)部環(huán)境包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序即實施采購的過程和程序。七、強化合同執(zhí)

13、行階段的成本控制在項目采購管理中降低成本應(yīng)該關(guān)注的是整個項目采購流程中的成本降低是對采購總成本的控制合同的執(zhí)行過程中的成本控制點主要有催交、檢驗和物流三方面。催交工作主要是督促供應(yīng)商按照合同規(guī)定的期限提供技術(shù)文件和材料以滿足工程設(shè)計和現(xiàn)場施工安裝的要求。催交工作的要點是要及時地發(fā)現(xiàn)問題采取有效的控制和保證措施確保進(jìn)度按計劃進(jìn)行。設(shè)備和材料的檢驗是合同執(zhí)行過程控制中非常重要的一項工作檢驗工作是否嚴(yán)格把關(guān)直接關(guān)系到設(shè)備和材料的質(zhì)量甚至關(guān)系到

14、項目的成敗。石油化工工程項目檢驗工作一般分為四個等級:一級檢驗即接收檢驗。當(dāng)設(shè)備相對簡單且供貨商的供貨情況良好時只需檢驗設(shè)備外觀不存在損傷就可直接現(xiàn)場接收。二級檢驗即發(fā)貨前最終檢驗。當(dāng)設(shè)備相對比較復(fù)雜現(xiàn)場修復(fù)有一定困難時在設(shè)備制造完畢包裝發(fā)運之前要委派檢驗人員前往制造廠對設(shè)備外觀及所有規(guī)定的記錄及技術(shù)文件進(jìn)行檢查符合要求即可發(fā)貨否則整改合格后才可發(fā)運。三級檢驗即有限檢驗。對結(jié)構(gòu)復(fù)雜、要求嚴(yán)格的設(shè)備制造廠應(yīng)在設(shè)備制造到達(dá)預(yù)先規(guī)定的停止點時

15、通知項目組或項目組委托或認(rèn)可的第三方派出檢驗人員前往監(jiān)督檢查合格后才可進(jìn)行下道工序。四級檢驗即駐廠檢驗。對一些制造難度較大工期要求較緊的重要設(shè)備項目組委派檢驗師駐廠對設(shè)備或材料制造的全過程進(jìn)行監(jiān)制。催交和檢驗工作持續(xù)時間長工作繁冗需要配備具備專業(yè)知識和能力的專職人員。而為了降低項目管理成本現(xiàn)在石油化工工程項目在搭建組織機構(gòu)時都要控制項目組的規(guī)?？刂乒芾砣藛T數(shù)量單靠項目組自身的能力很難適應(yīng)項目對設(shè)備和材料催交和檢驗的要求。因此可以在合同執(zhí)

16、行中選用第三方催交、檢驗機構(gòu)檢驗的方式在項目組的監(jiān)管下開展催交檢驗工作。石油化工工程項目的業(yè)主采購管理中物流是狹義上的物流主要涉及貨物和材料合同的執(zhí)行。具體包括運輸、倉儲、進(jìn)口設(shè)備辦理、進(jìn)口審批、報關(guān)、退貨、暫時進(jìn)口后返出的貨物和運出境外保修貨物的出口等。將項目采購管理中物流業(yè)務(wù)采用第三方物流的模式進(jìn)行只要項目組合理選擇第三方合作伙伴加強監(jiān)管就能高效率、低成本地完成項目的物流業(yè)務(wù)。八、結(jié)束語隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和對項目管理、采購管理認(rèn)識的不斷