會議全套流程標準化執(zhí)行

1、一、會議前準備工作1、會前所需準備的文件：會議通知、會務手冊、主持詞、參會人員表、會議議程、桌簽、座次表、餐券、會議背景PPT、會務資料領取表、會議資料、簽到處。2、會前準備工作流程2.1、會議的計劃：（1）確定會議的目的，試圖達到的效果，會議預期取得的成果等。（2）確定會議的名稱，初步擬訂出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地點、議程等。（3）決定會議的工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。2.2

2、、確定會議日程。編排會議日程表，并與會前發(fā)給各參會人員。（1）議程表。將會議議題按照內(nèi)在聯(lián)系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發(fā)給與會人員。（2）日程表與作息時間表。會期超過一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。2.3、會議成本預算。會議的成本=場地租借費文件資料費交通費食宿費活動費。2.4、準備會議資料。（1）開幕詞、工作報告、發(fā)言稿等（2）會議所用的技術性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作

3、息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等。2.5、發(fā)送會議通知會議通知：采用口頭、電話、書面通知等方式通知。會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或邀請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。2.6、會場布置，會場根據(jù)與會人數(shù)選擇適當場所，具體要求如下：(1)會場要整潔、安靜、明亮、通風、安全，大小應與人數(shù)相適應。按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等出承擔行動的責任人

4、姓名、時間及標準。2.2、會議的總結、評估、意見反饋及處理工作。2.3、會議資料、領導講話稿、代表發(fā)言稿的總結。2.4、會議費用的結算工作。四、人員職責1、會務負責人1)聯(lián)絡協(xié)調(diào)—負責與所有領導及各部門負責人的溝通，制定會議計劃書及工作進度表，確保會議順利完成；—負責與參會人員之間的聯(lián)絡，確認人員名單及行程安排；—協(xié)調(diào)會務工作人員的活動。2)制定會議方案并實施—負責擬定和調(diào)整會議方案，會議組織程序，并上報相關領導審核；—負責協(xié)調(diào)各職能組